Soukromí při propojení Gmailu

Tyto zásady popisují propojení Gmailu v aplikaci BOAPKA pro vlastní provoz společnosti BOBAGR s.r.o. Propojení nyní slouží pouze provozovateli; nejde o nabídku připojení schránek zákazníků.

Provozovatel a kontakt

Provozovatelem aplikace a správcem osobních údajů pro tento účel je BOBAGR s.r.o., IČO 17223563. Dotazy a žádosti týkající se údajů zasílejte na info.bobagr@gmail.com.

Jaké údaje aplikace čte a proč

Po udělení oprávnění Google aplikace vyhledává zprávy podle nastavení synchronizace a načítá jejich obsah a přílohy. Zpracovává adresy odesílatelů a příjemců, předmět, datum, identifikátory zpráv a obsah dokumentů potřebný k evidenci faktur. Dokumenty mohou obsahovat jména, kontaktní a fakturační údaje, bankovní účty a částky. Při použití synchronizace bankovních výpisů zpracovává také údaje o transakcích.

Účelem je import faktur a souvisejících dokumentů, vytěžení údajů, předcházení duplicitám a párování plateb pro BOBAGR. Propojení získává oprávnění ke čtení a úpravě pošty; úpravy při importu slouží k vytvoření a přidání štítku ke zpracovaným zprávám. Samotný import zprávy neodesílá ani nemaže.

Údaje obchodních partnerů zpracováváme podle účelu pro plnění smluv, zákonných účetních povinností a oprávněného zájmu na správě a zabezpečení firemních dokladů. Udělení oprávnění v Googlu umožňuje technický přístup ke schránce; nenahrazuje právní titul ke zpracování údajů dalších osob v dokumentech.

Ukládání a přístup k údajům

Importované údaje a informace o synchronizaci se ukládají do databáze BOAPKY. Přílohy se ukládají do souborového úložiště aplikace. Pro opakovanou synchronizaci aplikace uchovává přístupový a obnovovací token v databázi a může uchovávat i jejich kopii na serveru. Heslo ke Google účtu aplikace při tomto propojení nezískává.

Přístup k importovaným dokladům řídí přihlášení, firemní příslušnost a uživatelská oprávnění. Přenos do aplikace a komunikace s Google a OpenAI API používají HTTPS. Technickou správu zajišťují pověřené osoby; přístup k obsahu pro podporu se omezuje na konkrétní souhlas uživatele, řešení bezpečnostního problému nebo zákonnou povinnost.

Automatické vytěžování a poskytovatelé služeb

Pokud je zapnuté AI vytěžování, text nebo snímky stránek zpracovávaných dokumentů mohou být předány službě OpenAI API za účelem rozpoznání údajů. Zahrnuté osobní a platební údaje jsou součástí tohoto zpracování. Přístupový token Gmailu se pro vytěžování dokumentů OpenAI nepředává. Výsledky automatického rozpoznání je nutné zkontrolovat. Podle aktuálních pravidel zpracování dat OpenAI API nejsou data API ve výchozím nastavení používána k trénování modelů; obsah může být v záznamech pro kontrolu zneužití uchován až 30 dní, pokud neplatí schválený přísnější režim nebo není delší uchování nutné ze zákonných či bezpečnostních důvodů.

Google zajišťuje přístup ke schránce. Provozní infrastruktura a úložiště aplikace mohou podle nastavení využívat Amazon Web Services (AWS). Poskytovatelé technických služeb mohou zpracovávat údaje v rozsahu nutném k poskytování těchto funkcí. Místo zpracování se řídí použitou službou a jejím nastavením; údaje nelze bez dalšího považovat za zpracovávané výhradně v ČR.

Údaje získané z Gmailu neprodáváme, nepoužíváme pro reklamu, hodnocení úvěruschopnosti ani trénování obecných AI modelů. Jejich použití a předávání se řídí Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

Doba uchování, odpojení a výmaz

Doklady uchováváme po dobu potřebnou pro jejich firemní evidenci a splnění příslušných zákonných povinností. Provozní údaje a tokeny slouží po dobu potřeby propojení a řešení jeho provozu. Samotné odpojení Gmailu ani skrytí faktury v aplikaci neznamená úplné odstranění dříve uložených údajů, souborů nebo záloh.

Přístup můžete odvolat v nastavení připojení Google účtu. Další přístup se řídí odvoláním oprávnění u Googlu. O ukončení propojení, odstranění uložených tokenů včetně serverové kopie a výmaz importovaných údajů požádejte na kontaktním e-mailu. U dokladů, které musíme uchovat ze zákona, vysvětlíme důvod a příslušnou dobu uchování.

Vaše práva

Za podmínek GDPR můžete požádat o přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Žádosti vyřizujeme na výše uvedeném kontaktním e-mailu po přiměřeném ověření totožnosti.

Před rozšířením přístupu k údajům nebo změnou účelu zpracování aktualizujeme tyto zásady a vyžádáme potřebná oprávnění. Tato stránka nepopisuje ostatní moduly aplikace ani podmínky jejího poskytování zákazníkům.